Reuniones virtuales: «7 claves para hacerlas participativas y eficaces»

Ya en el 2014…

Un estudio de Intercall concluía que el 82% de los usuarios de reuniones virtuales o videoconferencias reconocían estar realizando otras actividades durante la misma (comer, navegar en redes, chatear, mandar emails, compras on-line, preparar la cena…) incluso se estimó que un 47% de las personas que participan en conferencias móviles lo hacen desde el baño.

Si ya es un reto lograr que los integrantes de una reunión presencial mantengan el interés y participen activamente, hacerlo en un entorno virtual es un gran desafío.

Y es ahora, en pleno 200 y en este entorno incierto, cuando nos damos cuenta de que no tenemos los deberes hechos. Si en el pasado no fuimos capaces de conseguir el compromiso voluntario y real de nuestros equipos en las reuniones, ahora los resultados negativos y sus consecuencias se amplifican.

Pero… ¿Para qué?

Como apuntan Justin Tales y Joseph Grenny en su artículo How to Get People to Actually Participate in Virtual Meetings

“Hay cuatro razones generales para celebrar una reunión: influir en los demás, tomar decisiones, resolver problemas o fortalecer las relaciones. Dado que todos estos son procesos activos, los integrantes pasivos en una reunión rara vez hacen un trabajo de calidad. La condición previa para reuniones efectivas, virtuales o de otro tipo, es la participación voluntaria.” (SIC)

Lo cierto es que gran parte del éxito de nuestros proyectos depende de las reuniones virtuales. Se han posicionado como el evento más importante para que los equipos permanezcan conectados y cohesionados, para la resolución de problemas y la discusión y reflexión de planes y estrategias.

A todos nos ha pasado alguna vez…

Seamos sinceros, todos hemos asistido a reuniones virtuales que eran un auténtico “peñazo”, esas en las que el tiempo pasa tan lento que te pone de los nervios. No puedes evitarlo, aunque luches contra ello y tu mente discurre por otros caminos y tu grado de atención cae en picado… y justo cuando estás a punto de entrar en coma, te hacen una pregunta y te provocan una taquicardia.

¿Exagerado? Muchos de vosotros sabéis que no.

Os compartiré todos los tips que hemos recopilado y probado en nuestras formaciones y sesiones on-line y que se han demostrado útiles para mantener la atención de los asistentes y conseguir su participación, implicación y compromiso.

Pero antes de entrar a enumerar los 7 TIPS permitidme que os diga lo que seguro que no hay que hacer:

Trasladar la estructura, metodología y herramientas de las reuniones presenciales a las virtuales, o sea, un copy-paste. No funciona, en absoluto. Y lo peor es que sus nefastos resultados no son inocuos, todo lo contrario, conducen al equipo en sentido contrario del que pretendíamos guiar.

Descarga la guía aquí

Y como siempre, mi último consejo es:

Entrena, entrena, entrena…no dejes nunca de entrenar.

Si tienes cualquier dificultad con este tema, no dudes en contactarme. Estaré encantado de ayudarte info@juancarlosfontcuberta.com

Te estaré también muy agradecido si me dejas un comentario con tu opinión, con tu aportación o con unejemplo que mejore y complemente esta reflexión.

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